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流动人员人事档案管理现状和建议

阅读量:02019-03-14作者:佚名来源:互联网
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  活动职员人事档案治理是人事档案治理工作的组成部分,为加强治理,1988年,1989年中组部、人事部联合下发了《关于加强活动职员人事档案治理工作的通知》和《关于进一步加强活动职员人事档案治理的补充通知》,进一步明确、规范了活动职员档案治理工作。特别是,自1996年两部委联合发布《活动职员人事档案治理暂行规定》以来,活动职员人事档案治理工作逐步走上了有法可依、有章可循的正轨。职业先容服务中心从上世纪90年代初起开始为下岗失业、社会活动职工提供档案托管服务,根据职能(哈编字[2004]329号),开展为下岗失业职员、活动职员保存档案并提供相应服务。从2005年起,开始接收哈尔滨市国有企业并轨改制的职工档案,该档案由企业到失业保险中心审核失业待遇后送至我中心同一治理。从2005年10月以来,共为35万人次职工提供过档案托管服务。根据近年来档案治理的实践,本文着重探讨活动职员人事档案治理出现的一些题目及建议。

  1.档案治理不规范,档案移交不及时
  有的单位对档案的作用缺乏足够的熟悉,用人制度不规范,考核、档案工资提升、评定机制不健全,不留意平时材料的形成,导致档案材料缺失,这给办理参加社会保险、职称评定、退休、出具人事档案相关证实和办理活动手续工作带来一定的困难。
  国有企事业单位长期离岗的“两不找”职员和已辞职、辞退、解除劳动合同等活动职员的人事档案普遍存在,在这些活动职员档案中,有些没有及时移交专业档案保管机构,有些没有人事权限的单位擅自保管活动职员人事档案,造成部分活动职员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备、档案材料回档不及时等情况出现。如何处置这些档案,一直是困扰档案治理者的困难。
  2.“弃档”现象较严重,原因复杂
  造成“弃档”现象的原因较多也较为复杂,通过对中心治理档案的分析,以下几种情况较多。
  (1)用人观念的变化,使人事档案作用逐步淡化。随着企业深化改革和民营企业快速发展,职员活动性越来越大,众多跨国公司、民营企业、上市公司越来越多地转向去做人才的背景调查,而越来越忽略对人事档案和人事关系的关注。调查显示: 有68%的被访者以为人事档案在求职及职业发展中不重要或作用不大。企业经理通常是采取口试方式、“合格分歧格干了就知道”的方式评价聘用员工。这将在录用源头给人事治理留下漏洞。
  (2)人才活动日益频繁,断档、重复建档的题目时有发生。户籍治理体制的松动和用人单位地域观念的淡化,为职员公道活动提供了空间和条件。有些人甚至不顾组织是否同意,一走了之。由于敢于不顾组织是否同意而跳槽的人,多数是市场急需的人才,有的行政部分、国有企事业单位对跳槽的人采取扣留档案的办法“挽留”人才,造成了活动职员“人质档案”现象屡见不鲜,“人质档案”在原单位被长时间搁置,基本处于无人治理状态。而新用人单位在当地人事部分重新建档,就不可避免地出现了断档、重复建档的题目。
  (3)人事档案保管机构以营利为目的。据了解,现有的人事档案保管机构,均为盈利性机构,以营利为目的。因此,现行的人事代理费收取较高。档案的保管部分,应充分体现公共服务职责,逐渐减少收取代理用度。物价部分必须严格监管,果断执行“ 收支两条线”,明确活动职员人事档案治理的公共服务性质;财政部分在资金上应当向档案保管机构倾斜,给与必须的补助。
  3.各收档部分恶性竞争严重,治理混乱
  按原劳动部颁发的《职业先容规定》(劳部发〔1995〕408号)、《职业先容服务规程(试行)》(劳部发〔1998〕1号)、《劳动力市场治理规定》(2000年劳动和社会保障部令第10号)、《就业服务与就业治理规定》(2007年劳动和社会保障部第28号令)均在公共职业先容机构服务范围中包括“保管档案”及“从事劳动保障事务代理业务”。但从2008年起,社保局社服中心、机关服务中心、企业职工托管中心、人力资源服务中心、各区存档部分均打破原有存档范围限制,互相之间恶意竞争、争抢档案资源。
  4.档案分散造成企业劳资办事不便
  近期,部分在我中心存档的并轨改制企业的劳资职员反映,其在一个单位解除劳动关系的职工档案被要求存在不同的地方,导致他们对职工的后续服务工作不方便进行,职工查找档案得到不同的地方去查找,企业劳资职员办理档案业务也得去跑好几个地方才能办完。
  从2008年3月起,我中心存档职员退休需到局机关服务中心和人力资源服务中心办理退休手续,我中心只负责申报登记及档案移交工作,但经办几年来,因办理手续需要到几个不同部分,给存档职员造成较多麻烦。
  5.人事代理缺少特色服务
  目前人事代理还处在单一服务阶段,在很多业务领域里还是空缺,缺少个性化、专业化的服务,无法满足社会和个人的发展需要。
  6.档案治理队伍建设有待加强
  档案治理职员业务培训机制尚未健全,部分单位档案治理职员变化较大,对人事档案治理业务不熟悉,有待加大对档案治理职员的培训力度。抓好档案治理职员的教育培训,要做到定期培训与平时学习相结合,每年进行新知识、新技术专题培训,为他们提供自觉学习、主动学习专业知识和高新知识的机会。要注重进步档案治理职员政治素质与业务素质,提倡创新能力与对传统精华的继续相结合。构建一支科学公道、精干高效的档案治理人才队伍,以适应社会主义市场经济和人事档案事业发展的需要。
  7.加强活动职员人事档案治理的建议
  在人才公道活动的条件下,必须强化对活动职员人事档案的治理,以确保其完整性、真实性。
  (1)加大宣传教育的力度,营造人事档案规范化治理的氛围。要加强领导,广泛宣传政策规定,进步档案治理职员整体素质,建立档案治理职员业务培训机制,定期培训,努力进步档案治理职员的业务知识和治理水平。
  (2)完善活动职员人事档案治理政策法规。一是对过去分歧时宜,制约人事档案治理方面的政策加以完善,建立全国(至少是全省)同一的法律法规,杜绝各自为阵的现象。二是加强对企事业单位人事档案治理的力度,规范人才中介机构的治理,不准民营和合资人才中介机构从事人事代理和人事档案治理以及人事调动业务,促进我国人才中介机构的健康发展。
  (3)创新人事服务形式。要不断丰富人事档案的内容,进步人事档案的使用价值,经常了解用人单位和人才对人事档案材料的新要求,树立人事档案利用的“受众”意识,变过去“守摊式”服务为“开发式”服务,重视研究人事档案用户的多方位需求,有针对性地提供个性化服务。认真做好职员配置、经费来源、安全保密等方面的工作,通过档案治理机构的规范化治理,促进活动职员人事档案治理朝着科学化、制度化和规范化方向发展。
  (4)明确职责,理顺关系。组织人事部分和劳动部分要本着对活动职员高度负责的态度及时与政府职能部分沟通与协调,明确各自的人事档案治理范围。强化活动职员人事档案治理的公共服务职能,应以服务为主,应充分体现公共服务职责,逐渐减少收取代理用度。明确活动职员人事档案治理的公共服务性质,财政部分在资金上应当向档案保管机构倾斜,给与必须的补助,发挥好档案托管机构的作用。
  (5)建议将与企业解除劳动关系职工档案在失业保险中心审核失业待遇后同一到专业存档部分进行托管,以确保其企业职工档案集中治理,方便企业职工及劳资职员办理档案业务,为存档职员提供最方便、快捷的服务。

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